Like Magic Datenschutz

1.1. Allgemeine Information

Wir setzen in unserem Hotel auf weitestgehend digitale Abläufe, so dass wir unseren Gästen von der Buchung, über das Check-in und den Zugang zu unserem Haus bis hin zum Check-out einen einzigartigen Hotelservice und Aufenthalt bieten können, der von unseren Gästen über ihr Mobile Device nach ihren Bedürfnissen organisiert und gestaltet werden kann (nachfolgend „Guest Journey“). Die nachfolgenden Ausführungen für die Website gelten auch für Apps und andere Kanäle unseres Hotels, mit welchen die Guest Journey gestaltet wird, sinngemäss.

Für die Guest Journey nutzen wir die softwareunterstützte Hotelbewirtschaftungslösung und zentrale Datenmanagementplattform likeMagic der likeMagic AG, Memphispark, Wallisellenstrasse 57, 8600 Dübendorf, Schweiz (nachfolgend „Plattform“), welche die Steuerung, Begleitung, Abwicklung, Analyse und Auswertung von Beherbergungsprozessen in Hotelanlagen ermöglicht und in der alle Funktionen der Bereiche Reservierung, Front Office und Hausverwaltung in einer Oberfläche vereint sind. Schnittstellen verbinden die Plattform mit anderen Applikationen und Infrastruktur für den Betrieb und die Bewirtschaftung unseres Hotels. Ferner bündelt die Plattform für uns auch den Zugang über entsprechende Schnittstellen zu von uns bei Dritten lizenzierten Applikationsprogrammen und unterstützt damit definierte Leistungen im Bereich wesentlicher, hoteltypischer Betriebsprozesse im Rahmen der Guest Journey wie Buchung, Abrechnung, Gasteintritts- und Gastaustrittsabwicklung, Gästekommunikation, Gästebewirtung, Schliessanlagenmanagement, Reinigungsmanagement etc. Wir (MOOI Apartments AG) sind verantwortlich für die in der Plattform gespeicherten Daten, die bei Google auf Servern in der Schweiz gespeichert werden.

Wir haben mit der likeMagic AG eine Auftragsbearbeitungsvereinbarung geschlossen, um den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Durch Zustimmung zu dieser Datenschutzerklärung ermächtigen Sie die likeMagic AG, Ihre von uns bearbeiteten personenbezogenen Daten für eigene Forschungs- und Produktentwicklungszwecke zu verwenden.

1.2. Kategorien personenbezogener Daten

Personenbezogenen Daten, die wir von Ihnen und anderer Personen (z.B. Familienmitglieder, Begleitpersonen) im Zusammenhang mit der Guest Journey über unsere Website, Apps und über andere Kanäle erheben, werden in der vorgenannten Plattform gespeichert und bearbeitet (s. dazu auch Ziff. 1.3).

Es handelt sich dabei insbesondere um folgende Kategorien personenbezogener Daten:

Daten und Informationen, die uns bei Zimmerbuchungen bekanntgegeben werden (insb. Anrede, Vor- und Nachname, Adresse, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Telefonnummer, Sprache, Buchungsdetails [Datum Aufenthalt, Anzahl Zimmer, Zimmerkategorie, von der Buchung erfasste Personenanzahl, ausgewählte Zusatzpakete etc.], Kreditkarteninformationen (PCI/DSS konform verschlüsselt), Datum und Uhrzeit der Buchung [Zeitstempel]; ggf. erwartete Ankunftszeit, gewünschte Bettenart und/oder sonstige Präferenzen, Bemerkungen)
Daten und Informationen, die uns im Zusammenhang mit Ihrem Aufenthalt in unserem Hotel bekanntgegeben werden oder bekannt werden, insb. zur Erfüllung der gesetzlichen Meldepflichten (Vor- und Nachname, Adresse und Kanton, Geburtsdatum, Geburtsort, Nationalität, Ankunfts- und Abreisetag; inkl. Kopie amtlicher Identifikationsausweis und Unterschrift, Zimmernummer), im Zusammenhang mit dem Bezug zusätzlicher (kostenpflichtiger) Leistungen wie z.B. Restaurant, Mini-Bar, Wellness, Ausflugsangebote, Sportangebote etc. (insb. Vor- und Nachname, Leistungsgegenstand, Zeitpunkt Leistungsbezug/-erbringung, oder worüber Sie uns informieren (z.B. Präferenzen)
Daten und Informationen, die im Zusammenhang mit der Benützung unserer Anlage, den Gemeinschaftsräumlichkeiten sowie Ihrem Zimmer anfallen (d.h. Daten und Uhrzeit Zugang)
Daten und Informationen, die uns bei der Nutzung der Kommunikationsfunktion und im Rahmen der Kommunikation mit Ihnen bekanntgegeben werden (insb. Vor- und Nachname resp. ggf. Benutzername; Kommunikationskanal; Kommunikationsprodukt/-lösung; E-Mailadresse und/oder Telefonnummer; Datum und Uhrzeit der Kommunikation; Status der Nachrichten (geöffnet, gelesen, angeklickt); Inhalt Kommunikation)
Daten, die uns bei Eröffnung eines Kundenkontos bekannt gegeben werden (insb. Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Passwort [verschlüsselt als Hash mit Salt], Datum und Uhrzeit der Registrierung [Zeitstempel], Status der E-Mail-Verifizierung)
Daten, die uns beim Login in das Kundenkonto bekanntgegeben werden, abhängig von der der von Ihnen gewählten Art des Logins (E-Mail-Login-Authentifizierungsdaten [E-Mail-Adresse, Passwort] resp. Social Login-Authentifizierungsdaten [E-Mail-Adresse, ID-Token], Daten und Uhrzeit des Logins [Zeitstempel])

Diese personenbezogenen Daten werden grundsätzlich bei unseren Gästen selbst erhoben. Sie können aber auch über Dritte erhoben werden, indem uns z.B. ein Gast Personendaten anderer Personen / Begleitpersonen (z.B. Familienmitglieder) bekannt gibt oder beispielweise eine Buchung von einer Drittperson veranlasst wird. Wenn Sie uns Personendaten anderer Personen (z.B. Familienmitglieder, Begleitpersonen) zur Verfügung stellen, bitten wir Sie, sicherzustellen, dass diese Personen die vorliegende Datenschutzerklärung kennen und teilen Sie uns deren Personendaten nur mit, wenn Sie dies dürfen und diese Personendaten korrekt sind.

Bestimmte Daten von Ihnen erhalten wir sodann über Schnittstellen, welche die Plattform mit bei Dritten lizenzierten Applikationsprogrammen im Zusammenhang mit der Guest Journey im Bereich wesentlicher, hoteltypischer Betriebsprozesse wie Buchung, Abrechnung, Gasteintritts- und Gastaustrittsabwicklung, Gästekommunikation, Gästebewirtung, Schliessanlagenmanagement, Reinigungsmanagement etc. sowie mit den übrigen Applikationen und Infrastruktur unseres Hotels verbinden.

Erfolgt eine Buchung oder das Check-in unter Einsatz eines Kundenkontos, werden dafür die im Kundenkonto bereits gespeicherten und für die Buchung bzw. das Check-in erforderlichen Daten wie Anrede, Vor- und Nachname, Adresse, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Telefonnummer, Sprache und Meldeschein-Daten verwendet.

Sofern Sie Ihre Buchungen für den Aufenthalt in unserem Hotel über eine Drittplattform vornehmen, erhalten wir vom jeweiligen Plattformbetreiber verschiedene personenbezogene Daten und Informationen von Ihnen , die wir in der von uns verwendeten Plattform speichern und bearbeiten. Es handelt sich im Wesentlichen um Daten und Informationen, die wir auch bei einer Buchung, die ohne Drittplattform bei uns eingeht, erheben, d.h. Anrede, Vor- und Nachname, Adresse, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Telefonnummer, Sprache, Buchungsdetails (Datum Aufenthalt, Anzahl Zimmer, Zimmerkategorie, von der Buchung erfasste Personenanzahl, ausgewählte Zusatzpakete etc., Datum und Uhrzeit der Buchung [Zeitstempel]; ggf. erwartete Ankunftszeit, Bettenart und/oder sonstige Präferenzen, Bemerkungen).

1.3. Zentrale Speicherung und Verknüpfung Ihrer Daten

Die vorstehend in Ziffern 1.2 genannten Daten und Informationen, die wir insbesondere im Zusammenhang mit der Guest Journey erheben, werden von uns zur Bearbeitung Ihrer Buchungen und Abwicklung der vertraglichen Leistungen systematisch erfasst und verknüpft. Wie vorstehend erwähnt, nutzen wir hierfür die softwareunterstützte Hotelbewirtschaftungslösung und zentrale Datenmanagementplattform likeMagic der likeMagic AG, Dübendorf, Schweiz. Über Schnittstellen, welche die Plattform mit bei Dritten lizenzierten Applikationsprogrammen im Zusammenhang mit der Guest Journey im Bereich wesentlicher, hoteltypischer Betriebsprozesse wie Buchung, Abrechnung, Gasteintritts- und Gastaustrittsabwicklung, Gästekommunikation, Gästebewirtung, Schliessanlagenmanagement, Reinigungsmanagement etc. sowie mit den übrigen Applikationen und Infrastruktur unseres Hotels verbinden, werden Ihre personenbezogene Daten in die Plattform übertragen.

Um die Personendaten unserer Gäste zu speichern und zu verknüpfen, wird für jeden Gast eine eigene Guest-ID für das jeweilige Hotel resp. eine Hotelgruppe angelegt. Entsprechend versuchen wir auch bei jeder Buchung, den Gast in unserer Datenbank zu identifizieren. Sofern wir Sie bereits früher in unserem Hotel bzw. Hotelgruppe begrüssen durften und wir dazu ermächtigt sind, nehmen wir ferner einen Abgleich mit den von Ihnen ggf. gespeicherten Personendaten vor, um insbesondere unsere Kundendaten auf aktuellem Stand zu halten, um Ihnen ein effizientes Check-in zu ermöglichen und Ihnen einen auf Ihre Bedürfnisse ausgerichteten Aufenthalt zu ermöglichen.

Diese Bearbeitungen stützen wir auf unser berechtigtes Interesse an der effizienten Führung und Steuerung unseres Hotels sowie an einer kundenfreundlichen und effizienten Kundendatenverwaltung.

Ferner weisen wir Sie darauf hin, dass wir mit Ihrer Einwilligung durch Zustimmung zu dieser Datenschutzerklärung die vorstehend in Ziffern 1.2 genannten personenbezogenen Daten und Informationen von Ihnen, welche wir in der Plattform speichern und verknüpfen, mit Hilfe der von uns eingesetzten softwareunterstützten Hotelbewirtschaftungslösung auch verwenden können, um bestimmte persönliche Aspekte wie z.B. persönliche Vorlieben, Interessen etc. zu analysieren. Die daraus gewonnen Erkenntnisse können von uns genützt werden, um einen auf Ihre Bedürfnisse ausgerichteten Aufenthalt zu ermöglichen oder Ihnen auf Ihre persönlichen Interessen und Präferenzen ausgerichtete Angebote zu machen. Weiter helfen uns solche Daten generell dabei, die Effizienz unserer operativen Prozesse zu steigern und unser Angebot für unsere Gäste stets zu verbessern.

1.4.Weitergabe von personenbezogenen Daten

Die im Rahmen der Guest Journey erhobenen personenbezogene Daten von Ihnen werden, soweit erforderlich, sowohl an internen Stellen oder, über entsprechende Schnittstellen, auch an extern Dienstleister im In- und Ausland weitergegeben, namentlich im Rahmen der Verarbeitung und Abwicklung Ihrer Buchungen und im Rahmen Ihres Aufenthalts. Externe Dienstleister, an die Ihre personenbezogene Daten weitergeleitet werden können bzw. die darauf Zugriff haben oder haben können, sind neben der bereits erwähnten likeMagic AG, Dübendorf, Schweiz weitere Auftragsbearbeiter und Dienstleister (einschliesslich IT-Dienstleister, Dienstleistung zur Verarbeitung von Reservationsdaten [Property Management] oder im Bereich CRM, Zahlungsabwicklung, Digital Key Solution etc.). Die Übersicht über die im Zusammenhang mit der Plattform beigezogenen Auftragsbearbeiter und Dienstleister ist auf der Website von likeMagic AG unter www.likemagic.tech zu finden.

Wir stellen, wenn im Zusammenhang mit dem Beizug externer Dienstleister eine Übermittlung personenbezogener Daten in ein Land erforderlich, dessen Datenschutzniveau nicht dem schweizerischen bzw. dem europäischen entspricht, den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten vertraglich sicher (z.B. unter Verwendung der EU-Standardvertragsklauseln für die Übermittlung personenbezogener Daten).

Im Übrigen geben Ihre personenbezogenen Daten nur weiter, wenn Sie ausdrücklich eingewilligt haben, dies für die Vertragsanbahnung oder -abwicklung erforderlich ist, hierfür eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder dies zur Durchsetzung unserer Rechte, insbesondere zur Durchsetzung von Ansprüchen aus dem Vertragsverhältnis oder anderer Rechte, notwendig ist, oder die Bearbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interessens unsererseits oder Dritter erfolgt. In seltenen Fällen kann die Weitergabe von personenbezogenen Daten erforderlich werden, um lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person zu schützen.

1.5.Aufbewahrungsdauer

Ohne Ihre Zustimmung speichern wir personenbezogene Daten von Ihnen in der Plattform über den Aufenthalt hinaus nur soweit und solange, wie es erforderlich ist, um unseren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen oder wir ein berechtigtes Interessen daran haben (wie namentlich ein Beweisinteresse im Falle von Ansprüchen, Dokumentation der Einhaltung rechtlicher oder anderer Vorgaben, oder ein Interesse an nicht personenbezogenen Auswertungen). So werden insbesondere Vertragsdaten von uns entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten aufbewahrt. Aufbewahrungspflichten, die uns zur Aufbewahrung von Daten verpflichten, ergeben sich aus Vorschriften über das Melderecht, über die Rechnungslegung und aus dem Steuerrecht. Gemäss diesen Vorschriften sind geschäftliche Kommunikation (inkl. E-Mails), geschlossene Verträge und Buchungsbelege bis zu 10 Jahren aufzubewahren. Soweit wir diese Daten nicht mehr zur Durchführung der Dienstleistungen für Sie benötigen, werden die Daten gesperrt. Dies bedeutet, dass die Daten dann nur noch für Zwecke der Rechnungslegung und für Steuerzwecke verwendet werden dürfen.

Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten von Ihnen über die Vertragsanbahnung und -abwicklung hinaus mit Ihrer Einwilligung verarbeiten dürfen, verarbeiten wir diese Daten grundsätzlich ohne bestimmte Frist. Diese speichern wir so lange, wie es für das Erreichen der Verarbeitungszwecke erforderlich ist, oder Sie uns zur Beendigung dieser Verarbeitung auffordern (und für einen kurzen Zeitraum danach, damit wir Ihrer Forderung nachkommen können), sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die weitere Aufbewahrung Ihrer personenbezogenen Daten haben. Wir erfassen auch den Umstand, dass Sie uns gebeten haben, Ihre Daten nicht weiter zu verarbeiten, damit wir Ihrem Wunsch auch weiterhin Folge leisten können. Die Einwilligung zur Speicherung kann jederzeit, mit Wirkung für die Zukunft, per E-Mail an info@mooi-apartments.ch widerrufen werden.

Sofern Sie ein Kundenkonto haben, werden die in Ihrem Kundenkonto gespeicherten bzw. mit diesem verknüpften Daten von uns gespeichert, bis Sie Ihr Kundenkonto löschen, sofern und soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigte Interessen unsererseits entgegenstehen.